Lo confieso: cuando me pedían presentar la lista de procesos de la empresa, antes casi siempre usaba una lista de los procesos en una hoja de cálculo.
Sin embargo, hace poco empecé a usar mapas de proceso y noté una mayor motivación en los equipos con los que trabajaba.
Estaban involucrados. Mostraban más interés. Hacían comentarios como:
“Si este rectángulo representa el proceso de ventas, entonces deberíamos ponerlo aquí al lado“;
o bien: “Hace falta que agreguemos el proceso de mantenimiento aquí debajo“.
¿Por qué este cambio de actitud? Porque el mapa es una herramienta visual.
¿De qué se trata el mapa de procesos?
Un mapa es una representación gráfica de un territorio.
Un mapa de procesos no es más que una representación gráfica de un conjunto de procesos.
Es decir, representa tu catálogo de procesos organizados de una manera determinada.
¿Qué tipos de mapas de procesos hay?
Existen dos representaciones comunes:
- Funcional: Se trata de la típica agrupación por tipos de proceso: clave, de soporte y de gestión.
- End to end: Representación del proceso como un flujo de extremo a extremo.
La representación funcional es la mas común en las empresas y consiste en dividir en mapa en tres tipos de procesos. Veamos en este post visual:
La elección del tipo de mapa dependerá de cada empresa. Se trata de lo que sea más fácil de entender para los colaboradores
Ventajas de usar un mapa de procesos
El representar tus procesos de manera visual a alto nivel, ofrece diferentes ventajas:
- Esta herramienta te permite ver de forma gráfica todos tus procesos.
- Permite a los usuarios “navegar” entre la complejidad.
- Da visibilidad sobre los procesos más críticos.
- Facilita la comunicación con tus colegas.
¿Es lo mismo un mapa y un modelo de procesos?
No. Aunque ambas son representaciones visuales, el mapa de procesos es de alto nivel.
Los diagramas o modelos de proceso ofrecen una visión más detallada de un proceso.
Este post visual te explica la diferencia.
¿Cómo desarrollo mi mapa de procesos?
- Identifica la jerarquía de los procesos.
- Agrupa los procesos por área funcional o por Stream.
- Usa una plantilla adecuada y mapea tus procesos
- Valida con otros miembros del proyecto.
- Itera hasta que se obtenga un resultado claro
¿Cuándo construir el mapa?
Puede construirse al inicio del proyecto de mapeo o al final.
Si se realiza cuando ya se han identificado el conjunto de procesos de la empresa, se trata de un mapa sintético.
Cuando se diseña procesos, partiendo de lo general a lo particular, entonces el mapa se diseña al inicio. Esto es más frecuente cuando se utiliza el modelo End-to-end.
Consejos para realizar tu primer mapa de procesos
- La estructura de tu mapa debe ser comprensible: lo que interesa es la claridad y la síntesis.
- Si utilizas un intranet o una herramienta BPM, agrega links al mapa para permitir una experiencia “navegable” al usuario.
- No sobrecargues el mapa.
- Si es posible, añade iconos, para una experiencia aún más visual.
¿Qué te parece? ¿Cómo has visto aplicar el mapa de procesos en tu empresa?
Comparte tu experiencia.
