Seguro que lo conoces: una herramienta básica y sencilla para modelar procesos o explicar cómo algo funciona.
El diagrama de flujo persiste y es una herramienta esencial para los analistas de procesos.
1. ¿Qué es el diagrama de flujo?
El diagrama de flujo es una imagen de los diferentes pasos secuenciales que hay que seguir para lograr algo.
Además de los pasos, incluye las decisiones que se toman, los documentos necesarios, los materiales y responsables de realizar las actividades.
2.¿Cuándo usar un diagrama de flujo?
Según el libro The Quality Toolbox de Nancy Tague, puedes usar los diagramas de flujo en estos casos:
- Para entender cómo se realiza un proceso.
- Cuando quieres estudiar un proceso para poder mejorarlo.
- Para comunicar a otros cómo se realiza un proceso.
- Cuando se necesita mejorar la comunicación con personas que realizan las mismas actividades.
- Para documentar un proceso.
- Cuando se planea un proyecto.
3. ¿Cómo hacer un diagrama de flujo?
- Define el proceso y piensa en el nivel de detalle que quieres.
- Define en cómo inicia el proceso y donde termina.
- Determina cuáles son las actividades paso a paso que se llevan a cabo. Puedes usar sticky notes para esto, si trabajas en equipo.
- Organiza los pasos uno a uno y añade decisiones allí donde el flujo se bifurca.
- Asegúrate de que todos están de acuerdo con el flujo del diagrama. Añade los diferentes roles, si estás usando un diagrama interfuncional.
- Pasa el diagrama en limpio usando una herramienta digital y hazlo revisar por supervisores, trabajadores y otros stakeholders. En el artículo Diagramar procesos nunca fue tan fácil: 3 herramientas gratis y sin registro, encontrarás herramientas digitales interesantes para diagramar.
Nos gusta cuando es visual. Sigue esta sencilla infografía para realizar tu diagrama de flujo:
4. Beneficios de usar diagramas de flujo
Usar diagramas de flujo en tu documentación tiene muchos beneficios:
- Te ayudan a visualizar procesos complejos: A veces quieres transmitir un procedimiento en texto, y es algo difícil de entender. Pero cuando añades un diagrama de flujo, la comprensión se facilita, ya que agregaste un elemento visual.
- Son más sencillos de entender que otros modelos (como BPMN o Value Stream Map).
- Puedes mejorar la comunicación con tus colegas: Al ser una representación gráfica, permite que diferentes equipos o áreas comprendan rápidamente cómo funciona un proceso sin necesidad de explicaciones largas o técnicas. Es bastante útil cuando hay que alinear a diferentes participantes.
- El diagrama de flujo te permite identificar mejoras, ya que permite ver claramente dónde hay problemas, cuales son pasos innecesarios o repetitivos, donde hay cuellos de botella, o redundancias.
- Permiten estandarizar: Los diagramas ayudan a definir un estándar para los procesos, permitiendo que cualquier persona que lo vea lo siga de la misma manera, reduciendo la variación en la forma de llevarlo a cabo.
- Facilitan la toma de decisiones: Al visualizar todos los pasos, se puede ver los puntos críticos donde se toman decisiones y analizar si estas son necesarias o si pueden simplificarse.
- Te permiten crear una documentación clara: Es una herramienta fundamental para la documentación formal de procesos, que luego puede ser usada en auditorías, capacitaciones, y mejora continua.
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