¿Necesitas comenzar a documentar un procesos de negocio y estás en la duda?
¡No más! En este artículo te doy unos tips para llevar a cabo tu proyecto de documentación de forma eficiente.
Como verás, no es tan complicado. Solo hay que empezar.
Paso 1: Viaje al terreno
Antes de sumergirte en la documentación, asegúrate de entender a grandes rasgos el proceso.
Como un detective, comienza a recabar información.
- Busca en Google
- Busca en Youtube
- Consulta descripciones de puestos relativos a tu proceso en LinkedIn para tener una idea de lo que hacen estas personas en el día a día.
Puedes subrayar las actividades que realiza la persona que compra:
Con esto, ya vas más preparado/a para la entrevista.
Luego, agenda una cita con el departamento indicado.
Puede ser una reunión o una visita de instalaciones.
Durante el encuentro habla con los implicados, observa cómo fluye todo y hazte amigo de los detalles.
Pregunta a los participantes del proceso.
Por ejemplo, si documentas un proceso de compras, habla con la directora, con el responsable de almacén y con el analista de compras.
Haz preguntas interesantes:
- ¿Cuál es el volumen de compras?
- ¿Cuáles son los principales proveedores?
- ¿Qué tipo de compras existen?
- ¿Hacen evaluaciones de proveedores?
Observa los documentos y formularios utilizados. Por ejemplo, pide:
- Un ejemplo de cotización
- Un ejemplo de orden de compras
- El último análisis de proveedores
Paso 2: Elige tu Herramienta
En la era digital, las opciones son como estrellas en el cielo.
Desde software especializado hasta simples hojas de cálculo, elige la herramienta que mejor se adapte a tu estilo y necesidades.
Una buena plantilla, puede ayudarte a recabar la información necesaria de manera consistente.
Puedes agrupar tus notas y observaciones, para luego modelarlas de forma gráfica.
Recuerda: Lo importante es comenzar y anotar lo que existe. ¡La clave está en simplificar, no complicar!
Paso 3: Divide y Vencerás
Imposible de realizar todo en un día.
Divide tu proceso en pasos lógicos y documenta cada uno por separado.
Esto no solo facilita la tarea, sino que también permite una comprensión más profunda de cada fase.
Prosiguiendo con el ejemplo anterior, organiza tu descubrimiento de compras en procesos individuales, por ejemplo:
- P1: Entendiendo las necesidades de compra
- P2: Realizar la cotización de un bien o servicio
- P3: Negociación de precios y condiciones
- P4: Realizar ordenes de compra
Paso 4: Usa un lenguaje Claro y Directo
He visto en varias empresas como los procesos se escriben utilizando un lenguaje rebuscado, para hacer ver que esto es algo serio.
Si bien lo es, recuerda que no estás escribiendo un tratado académico.
No se trata de impresionar con nuestro léxico, sino de expresar lo que hacemos.
Utiliza un lenguaje claro y directo. Imagina que estás explicándole a un amigo que no está familiarizado con el tema.
Paso 5: Incluye detalles
Incluye detalles relevantes como roles, responsabilidades, software utilizado y posibles puntos de mejora.
Estos pequeños detalles resultan muy interesantes al avanzar el proyecto de mapeo.
Además, hacen que tu documentación sea realmente útil y adaptada al contexto.
Paso 6: Revisa y Actualiza los procesos de negocio
La documentación no es estática.
Revisa regularmente y actualiza según sea necesario.
Los procesos evolucionan, y tu documentación debería hacerlo también.
Momentos ideales para revisar la documentación son:
- cuando se instala una nueva solución de software
- cuando cambian los métodos de trabajo
- Luego de los proyectos de mejora
- Según lo indique una normativa o regulación
- Antes de las auditorías externas
- Según lo especifique el marco regulatorio aplicable (ISO 9001, ITIL, etc.)
Sigue estos puntos e iniciarás un camino eficiente hacia la documentación de los procesos del negocio.
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¿Qué te parece? ¿Cuáles de estos tips pondrías en práctica?
