Ya sabes qué es un proceso de negocio, pero ¿de qué se trata describir un proceso?
Describir un proceso consiste en describir sus elementos.
Los elementos de un proceso son esas características o contexto que permiten definirlo.
¿Cuáles son los elementos de un proceso?
Hay muchos. Veamos algunos:
- Las actividades: Son las acciones específicas que se realizan en un proceso para lograr un resultado deseado. Por ejemplo, en la cocina: cortar los vegetales o mezclar ingredientes.
- El flujo de trabajo: Es la secuencia de pasos en la que se llevan a cabo las actividades dentro del proceso. Representa el orden de las actividades.
- Los recursos: Son los elementos necesarios para llevar a cabo las actividades del proceso. Esto puede incluir personas, equipos, herramientas, materiales, información, tecnología, entre otros.
- Los roles: Son las diferentes funciones o responsabilidades asignadas a las personas que participan en la ejecución del proceso. Por ejemplo: Cocinero o Asistente de Mantenimiento.
- Las reglas y normativas: Son las pautas y restricciones que guían la ejecución del proceso. Pueden incluir políticas internas de la organización, regulaciones gubernamentales, estándares de calidad, procedimientos de seguridad, entre otros. Las reglas o lineamientos del negocio suenan más o menos así: “Solo personal autorizado puede acceder al módulo de nómina” o “los cuadres de caja deben ser realizados diariamente”.
- Los datos y documentos: Son la información necesaria para realizar las actividades del proceso. Esto puede incluir formularios, registros, bases de datos, informes, entre otros.
- Los indicadores: Son los artefactos utilizados para monitorear y gestionar el progreso del proceso. Esto puede incluir indicadores de rendimiento, sistemas de seguimiento, revisiones periódicas, entre otros.
También, a veces se definen las entradas o salidas como elementos de procesos:
- Entradas (Inputs): Son los recursos o información necesarios para iniciar un proceso.
- Salidas (Outputs): Son los resultados o productos generados al finalizar el proceso.
¿Cómo elegir los elementos de mis procesos que debo describir?
Eso depende del objetivo de tu proyecto de documentación.
Por ejemplo, si se trata de un proyecto de implementación de software, entonces te van a interesar los requerimientos del negocio y las reglas del negocio con respecto a ese proceso.
Si se trata de una implementación de un sistema de gestión de calidad, te van a interesar los riesgos del proceso, así como las entradas, salidas y las interacciones entre procesos.
Si se trata de una automatización de procesos, te interesará sobre todo el flujo de trabajo que se sigue.
Para un proyecto de mejora, te interesarán bastante los indicadores.
¿Cuáles herramientas puedo usar para describir mi proceso?
Hay muchas herramientas: desde diagramas de flujo, SIPOC o diagramas BPMN, hasta los procedimientos.
Selecciona la herramienta que prefieras y lánzate a documentar eficientemente tus procesos de negocio:
Aquí van tres consejos para iniciar:
¿Cuáles herramientas usas para describir tus procesos? (Puedes comentar la entrada acá debajo).
¡Comparte este artículo en redes sociales!
