¿Por qué fracasan los proyectos de documentación?
Si bien vamos bien preparados, hemos leído cómo documentar de forma eficaz y conocemos la empresa, a veces se debe a razones organizacionales o de planificación.
Veamos algunas de estas razones a continuación.
1. Falta de sponsor
Sin un sponsor influyente no tendrás la visibilidad o la autoridad necesaria para presentarte con las personas y preguntarles acerca de lo que hacen.
No sé a ti, pero ya me ha pasado que estoy intentando buscar información sobre un área de la empresa y los equipos muestran desinterés o indican que no tienen tiempo para la reunión de procesos.
Todo esto denota que no hay un sponsor clave liderando el proyecto, y que la empresa tiene otras prioridades.
De hecho, este artículo del Project Management Institute cuenta cómo, incluso equipos con buenas competencias en gestión de proyectos y en gestión del cambio, no logran tener éxito sin un patrocinio adecuado. Experimentarán inicios fallidos, incumplimiento de plazos y mensajes inconsistentes, lo que lleva a un equipo frustrado y desmotivado.
El no tener un buen sponsor pone en riesgo el proyecto de documentación desde el inicio.
2. Falta de plan
El no tener un plan claro ocasionará pérdidas de tiempo y trabajo innecesario. No habrá seguimiento y al final no tendremos la documentación.
Es por esto que para documentar debemos ser bien intencionales.
Los proyectos de documentación, identificación, levantamiento de procesos son ante todo proyectos y deben ser planificados.
3. Preguntar exclusivamente a gerentes
A menudo se asume que los gerentes poseen todo el conocimiento de un área.
Por lo general sí, pero no siempre.
A veces se trata de un nuevo manager en la organización.
Lo mejor es tomar también en cuenta otras perspectivas y preguntar a varias personas dentro del departamento.
Se pregunta al manager, pero también a alguien con mucho tiempo en la unidad, a las personas junior o que realizan el trabajo de piso.
En resumen, preguntando a todo el mundo se obtiene una versión más precisa del AS IS de un proceso.
4. Ausencia del panorama global de los procesos
Empezar sin un alcance definido es un error.
Imagina que disponemos de un año para documentar los procesos de una empresa.
Empezamos con la producción y utilizamos 8 meses en producción.
De repente pasa el tiempo y se queda el área de ventas o de recursos humanos sin documentar.
Es importante determinar en el principio todo el panorama de los procesos de la empresa.
Luego se procederá de acuerdo al plan área por área o etapa por etapa.
5. Hacer copy/paste
Copiar y pegar los procedimientos es un error. (Se tenía que decir y se dijo).
Lo que sucede luego es que los procesos no corresponden con lo que ocurre realmente en la empresa.
Naturalmente, se necesita inspiración y es necesario observar en el internet otras empresas o utilizar frameworks de acuerdo a nuestra industria (como el APQC, ITIL).
Buscamos esas buenas prácticas globales de acuerdo a la industria y podemos guiarnos.
Pero lo importante aquí es adaptarse al contexto de la empresa.
El copy paste nunca funciona y tarde que temprano, nos la terminará haciendo…
¡Comparte este artículo en redes sociales!
¿Qué te parece? ¿Cuáles de estos errores has visto en tu experiencia laboral?
